IT 시스템을 개발하면서 많은 기업을 만나게 됩니다.
ERP, MES, 품질관리 시스템, 문서 자동화 시스템 등 다양한 솔루션을 제안하지만 한 가지 공통적인 반응이 있습니다.
바로 전자결재 시스템은 잘 바꾸지 않는다는 것입니다.
솔루션에 기본 제공한다해도 미팅을 하다 보면 다음과 같은 이야기를 자주 듣게 됩니다.
“전자결재는 이미 사용하고 있습니다.”
이 말은 대부분 기본제공을 해도 사용 의사가 없다는 의미이기도 합니다.
그렇다면 기업들은 왜 전자결재 시스템을 잘 바꾸지 않을까요?
1. 이미 사용 중인 시스템이 있기 때문
현재 대부분의 기업에서는 이미 전자결재 시스템을 사용하고 있습니다.
대표적으로 다음과 같은 형태입니다.
- 그룹웨어 전자결재
- ERP 내부 전자결재
- 클라우드 협업툴 전자결재
즉 기능이 조금 부족하더라도 기본적인 결재 기능은 이미 해결된 상태입니다.
그래서 새로운 전자결재 시스템을 도입해야 할 필요성을 크게 느끼지 못합니다.
2. 시스템 변경에 대한 부담
전자결재 시스템은 단순한 프로그램이 아니라
회사 내부 업무 프로세스와 연결된 시스템입니다.
예를 들어
- 결재라인
- 조직도
- 권한 구조
- 문서 양식
- 문서 보관
이 모든 요소가 연결되어 있습니다.
그래서 시스템을 변경하게 되면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 기존 문서 이력 관리
- 사용자 교육
- 조직 구조 반영
- 기존 시스템과 연동 문제
이러한 이유 때문에 기업에서는 전자결재 시스템 변경을 매우 신중하게 결정합니다.
3. 전자결재는 핵심 시스템이 아니기 때문
많은 기업에서 전자결재는 업무 보조 시스템에 가깝습니다.
기업이 IT 시스템에 투자하는 가장 큰 이유는 보통 다음과 같습니다.
- 생산 관리
- 품질 관리
- 물류 관리
- 매출 관리
즉 비즈니스와 직접 연결된 시스템입니다.
전자결재는 필요하지만
기업의 핵심 경쟁력을 결정하는 시스템은 아닌 경우가 많습니다.
그래서 새로운 시스템을 도입할 때도 전자결재보다는
ERP, MES, 품질 시스템이 우선순위가 됩니다.
4. 그래서 전자결재는 “기본 기능”이 된다
이런 이유 때문에 최근에는 많은 IT 솔루션에서
전자결재를 별도의 제품이 아니라 기본 기능으로 제공하는 경우가 많습니다.
즉
핵심 시스템 + 전자결재 기능
이런 형태로 제공되는 경우가 늘어나고 있습니다.
예를 들어
- 품질관리 시스템 + 전자결재
- 문서 자동화 시스템 + 전자결재
- ERP + 전자결재
이런 방식이 실제 기업 환경에 더 잘 맞습니다.
5. 전자결재보다 중요한 것
기업에서 실제로 더 관심을 가지는 부분은 다음과 같습니다.
- 문서 자동화
- 데이터 관리
- 업무 효율 개선
- 시스템 연동
즉 결재 자체보다 문서와 데이터 관리가 더 중요합니다.
예를 들어 시험성적서나 품질보고서 같은 문서를 매번 수작업으로 작성하는 기업에서는
전자결재 기능보다 문서 자동화 기능이 훨씬 큰 가치를 가지게 됩니다.
전자결재 시스템은 기업에서 꼭 필요한 기능이지만
이미 대부분의 기업에서 사용하고 있기 때문에 새로운 시스템으로 교체되는 경우는 많지 않습니다.
그래서 최근에는 전자결재를 독립적인 제품으로 판매하기보다는
핵심 업무 시스템과 함께 제공하는 방식이 더 현실적인 접근이 되고 있습니다.
결국 기업이 원하는 것은 단순한 결재 기능이 아니라
업무 효율을 높여주는 시스템이기 때문입니다.
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